办公室6S管理办法

第一条 为营造整齐清洁的工作环境、提高工作效率、提升学院形象；培养具有良好习惯、遵守规则的教职工队伍，结合实际制定本办法。

第二条 本办法适用于办公室及周边区域、库房和储物间档案室、资料室等场所。

第二章 管理内容、实施细则

第三条 管理内容：

（一）整理：划分办公室个人责任区域，并对办公室物品进行公私区分、分类整理，区分为必要物品和非必要物品。

1、办公室个人责任区是指个人使用的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。

2、公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分,个人使用的资料也要纳入管理,且必须注明是“私人参考资料”，并按照要求进行标识，避免发生工作移交的情况时出错。

（二）整顿：整顿是将整理后留下来的物品按规定的位置摆放整齐，并加以标识，实行定置管理。对非必要物品果断丢弃，并遵照安全、保密的原则进行销毁或转移存放地点；对必要物品要妥善保存，使办公室现场井井有条，做到想要什么，一分钟之内便能拿到。

（三）清洁：清洁过程是根据整理、整顿的结果，将不需要的部分清除出去，对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污。

（四）清理：在整理、整顿、清洁管理工作之后，认真维护已取得的成果，使其保持完美和最佳状态，它是对前三项管理活动的坚持和深入。 

（五）安全：把工作现场所要做的工作的每一步全部列出来，然后分析每一步工作是否可能造成安全隐患。目的是为了加强职工的安全观念，使其具有良好的安全工作意识，更加注重安全细节管理。

（六）素养：培养职工对周围人的爱、对工作场所的爱、对物品的爱；切实执行《“6S”管理试行办法》，持之以恒，养成良好习惯。

第四条 实施细则

（一）公共区域的管理

1、办公室地面要求整洁、干净、通畅；门窗、墙壁、天花板、室内照明设施完好整洁；每一间房屋内应当有定置管理图，并且图形与实际相符；

2、墙面只允许悬挂时钟、定置图及宣传标语（画），张贴或悬挂管理要求的公告板、学院特许悬挂的字画、挂历，其它多余物应清除；

3、室内物品存放的位置必须经过科学的设计、认真的清理，做到合理、方便、整齐、朴实，并合理确定室内固定物品的位置和移动物品的静态位置；

4、办公桌及其它办公家具不得随意改变摆放位置；

5、办公设备：如打印机、复印机、传真机等设施或灯具、空调、电风扇等电器每周应检查一次完好情况，并要求导线、线缆集束，整齐、美观，符合安全要求；

6、电话号码单不要张贴在任何位置，可制作成电话簿，置于电话机旁；

7、电脑内保存的文件资料分类科学，便于查找；（由学院办公室提供示范性分类办法）

8、垃圾桷(废纸篓)应当及时进行清理，每天至少清理二次；

9、下班后（含中午下班）必须关闭所有电气设备电源并关闭门窗，周末及节假日必须关闭窗帘，暂时离开办公室超过30分钟以上必须关闭所有电气设备电源。中午不得开空调在办公室午休。

10、空调使用规定：室内温度必须达到30度及以上时才可以开启空调，空调温度设置不得低于26度。开启空调时不得打开门窗。

11、本办法实施的第一学年积累相关用电数据，制定人均用电量，第二学年开始实施人均用电指标。

（二）柜、架管理

1、柜顶上不允许摆放任何物品，柜底不放任何杂物，表面保持干净无积尘，所有物品定置放置；

2、要求所有的柜、架、盒均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资料的类别等信息。标识字体为3号宋体，如文件盒内有两种以上，盒内要有文件类型目录清单。

3、文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。

（三）资料归位管理

1、工作台、办公桌面每天整理一次，在办公时间内，桌面上只能放置当日要使用的物品和文件资料；

2、置于办公桌上的文件架内只能存放三天内使用的文件资料，每个文件夹要分类标识清楚，每个文件夹内的资料超过3份就必须有目录清单;

3、文件柜内的文件、资料，一个月内经常使用的放在上面，半年内周期性使用的放在中间，两年内周期性使用的放在下面，做到便于查找、整齐美观、号位一致，三年以上（含三年）要使用的归档保存;

4、要根据文件资料的属性进行不同类别的划分；其次，在文件夹和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件夹的放置出现错位。

（四）桌面状态

1、工作人员每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面，桌面允许摆放的物品包括电脑显示器1台、音箱2个、电话机1台、三格文件架1个、水杯1个、或小型植物1盆，并定位摆放，其它物品一律不得保留；

2、三格文件架内可放置9个文件夹，并通过3种颜色区分出文件的类别，可将资料分为待处理、处理中和已处理三类，在每个文件夹上加贴标识，使人一看就知道资料内容、责任人等信息，改变过去桌面杂乱的情况；

3、办公椅要以与之对应的办公桌为相对位置基准，定置放置，长时间外出办事或下班后，无扶手办公椅处于全推进状态，有扶手办公椅应端正置于办公桌正面。

4、每个办公桌的位置统一设置个人标示（姓名、职位、服务投诉电话等信息），

（五）抽屉状态
　  1、个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，从抽屉里清理走；

（六）张贴管理

1、一定要明确允许张贴的区域，可以购买白板专门用于各类文件的张贴；

2、公告板应当分区管理，如分成“6S专栏”、“公告栏”、“学习园地”等；（由院办统一设计）

3、一般张贴品保留3-5天，重要张贴品保留7-10天；

4、每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。

（七）不需要物品的清理及处理方法：

1、不需要的物品主要指没有用的文件、资料、桌椅、文件柜（架）、文具用品等，或在一个月之内不需要使用到的滞留物品、不急用物品、劣质产品。处理方法：

2、对需废弃的物品全部进行废弃处理；

3、对不可废弃或者必须保管的物品，与后勤处仓库联系后，转移至物品长期保管放置区；

4、属固定资产管理范围的，及时与资产科联系，经鉴定确认后办理相应手续。

   （八）仪态仪表及素养

1、培养对周围人的爱、对工作场所的爱、对物品的爱；

2、注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜；

3、上班时间不得做与工作无关的事。

4、工作时间使用普通话；
     5、接听电话时使用问候语：“你好！****处（科）”，态度热情、大方；

6、接待来访客人时言行得体；
     7、提倡禁烟，任何人不得在办公室内吸烟。发现员工在禁烟区吸烟，每人每次罚款50元；检查发现办公室有烟头一次罚款50元。

 8、在参加会议时，必须关闭手机或调到振动状态。除特殊情况，一般不得接听电话；

8、将上述内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯。

（九）库房（含资料室、档案室）的管理

库房是指所有材料、工具、资料等长期存放物品的场所。

1、货架上物品摆放整齐，设置卡片或柜类定置图加以标识，存放工具或产品的柜（架）应有统一的位号标识，物品摆放与定置图相符；

2、柜（架）的摆放要整齐，标识清楚，易于识别查找，摆放空间要符合要求，并保持通道畅通；

3、库房不得存放与职责无关的物品；

4、对存放危险物品的库房，应设置相应的安全标识，具备相应的安全防范器具；

5、临时存放的物品也应当有标识牌；

6、其它按照办公室内物品管理办法施行。

第三章 检查、考评办法

第五条  检查办法

1、每周各部门负责人例行对本单位“6S管理”活动工作的开展情况进行监督检查；

2、逢单周周四或五为巡回检查日，另每月组织随机检查一次,由学院办公室主任担任“6S”管理办公室主任，负责组织“6S管理”检查小组（随机通知各部门负责人不少于2人，学院领导1人，办公室记录员1人，拍照1人）；

3、保卫处值班保卫员为24小时检查员。发现问题记录好（能拍照的情况拍照为据），第2天交“6S”管理办公室。

4、每次检查后，将检查记录交给各部门负责人一份，督促当事人在期限内整改；双周周一公布上周评比结果，并公布在办公楼一楼电子屏及学院QQ群。

第六条 考评办法

1、巡回检查日上班前或下班后，由检查员按“6S管理”评分体系表对各部门进行逐项对照检查，对检查出的不符合项做好记录并通报相关部门领导责令整改，三次检查仍不整改的单位按奖惩条款处罚；

2、各种检查、考评、奖惩必须有记录、有考评人员签字，并统一上报到“6S”管理办公室，经汇总并经主管领导审批后及时公布。

第四章 奖惩办法

第七条  奖惩细则

1、各部门的“6S”管理执行情况，作为对部门负责人及员工的工作考核内容之一；

2、每月对各单位周检查评分汇总平均后，得到该单位月综合得分，在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励；对表现差的部门和个人惩以红牌（红色纸做成的6S问题揭示单），使之产生整改的压力。通过不断地增加红牌或减少红牌，从而达到发现问题和解决问题的目的;

3、检查发现不按规定关闭电气设备及不按规定使用空调的每次扣罚该办公室50元，单位领导30元，并通报批评。

4、检查发现不按规定关闭门窗及窗帘每次扣罚该办公室30元，单位领导20元，并通报批评。

 5、对周检查暴露出的不符合项三次不进行整改者，对责任单位扣罚500元，单位领导100元；

 6、所有“6S管理”考核，由“6S”办公室开出奖励或处罚单，经领导批准后，与财务处落实奖罚金额。

 7、每月的罚金50%用于奖励月检查前6名的单位（生活用品等），每学期综合前6名的单位发精神奖。

第五章 附则

第十一条 本办法由“6S”管理办公室负责解释。

第十二条 本办法自公布之日起开始实施。